Saisir un paiement, lettrage

Si les écritures de facturation sont générées automatiquement par Arges, les écritures de paiement peuvent être saisies de deux manières différentes :

Avec l'assistant de chargement des fichiers des encaissements. Cette option doit être utilisée si vous émettez des QR-factures et que votre banque vous fournit périodiquement un fichier des paiements. Dans ce cas, sélectionnez dans le menu principal Débiteurs > Ecritures > Chargement fichiers des encaissements et laissez-vous guider par l'assistant.
Manuellement, avec le programme de gestion des écritures.

Pour saisir manuellement une écriture :

Dans le menu principal, sélectionnez Débiteurs > Ecritures > Nouvelle écriture.
Dans la zone Clé de recherche, tapez le numéro de facture ou le nom du client. En sortant du champ, Arges tentera d'initialiser un maximum de données (compte, montant et lettrage).
Dans la zone Date, entrez la date valeur de votre écriture. Arges vous propose par défaut la date du jour.
Dans la zone Compte, sélectionnez le compte du client. Si la recherche avec la clé de recherche a été fructueuse, cette donnée est déjà saisie.
Dans la zone Montant, entrez le montant de votre écriture. Comme pour le compte, cette donnée a peut-être déjà une valeur proposée par le moteur de recherche (en prenant le montant de la plus ancienne facture ouverte du client).
Dans la zone Compte CG débit, vous pouvez préciser un compte débit de votre comptabilité générale. Cette donnée est facultative et est uniquement informative.
Dans la zone Compte CG crédit, vous pouvez préciser un compte crédit de votre comptabilité générale. Cette donnée est facultative et est aussi uniquement informative.
Dans la zone Désignation, saisissez la désignation de votre écriture. La désignation est obligatoire.
Dans la zone Type, sélectionnez le type d'écriture. En principe il s'agit toujours ici d'une écriture de type "Acompte/Paiement" ou "pertes sur débiteurs". Les autres types sont générés automatiquement par Arges.

Les lettrages

Lorsque vous créez une facture avec Arges, une écriture comptable est automatiquement générée dans le compte du client associé au mandat. Cette écriture apparaît alors dans la liste des postes ouverts jusqu'à ce qu'elle soit complètement encaissée (en un ou plusieurs paiements). Une facture est considérée comme complètement encaissée une fois que la somme des montants lettrés est égale au montant de la facture. Le lettrage consiste à lier des écritures de facturation à des écritures de paiements, d'acomptes et/ou d'escomptes dans le but de solder complètement le montant de la facture.

Dans la plupart des cas, l'émission d'une facture entraîne l'encaissement du montant indiqué. L'écriture de paiement est alors liée à la facture et la solde ainsi directement. Dans d'autres cas, le paiement est légèrement inférieur (cas d'un escompte). Le paiement est alors aussi lié à la facture et une écriture d'escompte doit aussi être saisie pour solder complètement le montant. Sans cette écriture, la facture apparaît toujours dans la liste des postes ouverts, et, une fois l'échéance du paiement passée, dans le générateur de rappels pour un montant égal à celui de l'escompte. Arges peut générer automatiquement cette écriture.

Génération des lettrages

Dans la saisie des écritures, une fois que vous avez saisi le compte et le montant, Arges affiche dans la grille du bas, la liste des écritures de facturation encore ouvertes (de la plus ancienne, à la plus récente). Par défaut, le montant saisi est ventilé en soldant la ou les plus anciennes factures (jusqu'à concurrence du montant du paiement). Vous pouvez désactiver cette ventilation automatique en cliquant sur le premier bouton, à droite de la grille des lettrages "Enfoncer le bouton pour ventiler automatiquement le montant lors d'une nouvelle saisie". Si vous ne travaillez pas avec le mode ventilation automatique, vous pouvez tout de même déclencher manuellement le traitement en cliquant sur le deuxième bouton "Ventiler par défaut le montant".

Si le montant du paiement est inférieur au montant de la facture et que la différence est due à un escompte que s'est accordé le client, vous pouvez générer une écriture d'escompte en cliquant sur le bouton "Insertion d'un escompte pour la facture courante" (la facture courante étant celle pointée par la flèche à gauche de la grille).

Dans tous les cas, vous pouvez saisir ou modifier manuellement la répartition des lettrages en corrigeant les montants directement dans la colonne "Lettrage" de la grille.