Ouvrir un mandat - Aide Arges

Avant de pouvoir saisir les prestations effectuées pour un client, vous devez ouvrir un mandat.

Pour ouvrir un mandat, suivez les instructions suivantes :

Dans le menu principal, sélectionnez Mandats/Tâches > Mandats > Nouveau mandat.
Dans la première étape, vous devez ajouter l'adresse du client ou sélectionner une adresse d'un client existant :
1. Pour *ajouter une adresse, conserver l'option "Nouvelle adresse" dans la liste déroulante, "Adresse existante" et saisissez les données de l'adresse. Les champs "Identificateur" et "Nom" sont obligatoires.
2. Pour utiliser une adresse existante, sélectionnez-la dans la liste déroulante, "Adresse existante". Les données du compte s'affichent et vous pouvez apporter les éventuelles modifications nécessaires.
Dans la deuxième étape, vous devez ajouter le compte débiteur du client ou sélectionner un compte existant :
1. Pour ajouter un compte, conserver l'option "Nouveau compte" dans la liste déroulante, "Compte existant" et saisissez les données du compte. Par défaut Arges propose "Compte général" comme désignation. Les champs "Désignation" et "Société" sont obligatoires.
2. Pour utiliser un compte existant, sélectionnez-le dans la liste déroulante, "Compte existant". Les données de l'adresse s'affichent et vous pouvez apporter les éventuelles modifications nécessaires.
Remarque : Le compte est la donnée la plus importante du mandat. Il permet de définir la société (votre société ou département) qui gère le mandat. C'est dans ce compte aussi que seront ventilées les écritures de facturation et celles de paiement de la comptabilité débiteur. Si vous ne trouvez pas de compte pour la société responsable du mandat ou, si vous voulez gérer ce mandat dans un compte spécifique de la comptabilité débiteur, vous devez en ajouter un nouveau (en savoir plus sur la saisie des comptes).
Dans la dernière étape, vous devez saisir les données principales du nouveau mandat :
1. Dans la zone Désignation, tapez la désignation du mandat. Le système vous propose "Mandat général" mais vous pouvez saisir un texte plus précis (par exemple : "Gestion immobilière" ou "Projet Arges")
2. Dans la zone Responsable, sélectionnez le responsable du mandat. Il s’agit d’un collaborateur avec le titre de manager dans la société du mandat, qui sera entre autres chargé d'établir les factures (en savoir plus sur la gestion des sociétés). 3.Dans la zone Conditions de paiements, sélectionnez éventuellement les conditions de paiements qui seront proposées par défaut dans les factures liées à ce mandat. Si vous ne précisez rien ici, les conditions de paiements définies comme conditions par défaut seront utilisées dans les factures (en savoir plus sur la gestion des conditions de paiements).
3. Dans la zone Saisie des temps, précisez le mode de saisie des temps. En précisant une valeur ici, vous imposez le mode de saisie pour toutes les prestations de ce mandat. Par contre si aucune valeur n’est précisée ici, c’est le mode du type d’activité qui sera appliqué (en savoir plus sur la gestion des types d’activité).
4. En cochant la case Saisir les heures de début et de fin vous spécifiez que, lors de la saisie des activités dans ce mandat, vous devrez en plus de la durée, préciser l'heure de début et celle de fin. Si aucune valeur n'est donnée ici (état ni "coché" ni "décoché") c'est la valeur donnée dans le type d'activité qui sera appliquée (en savoir plus sur la gestion des types d’activité).
5. Dans la zone Date d'ouverture, saisissez la date d’ouverture. Par défaut, le système propose la date du jour.
6. Zone du Montant forfaitaire (données facultatives) :
  1. Dans la zone Type, sélectionner si le montant forfaitaire est valable pour toute la durée du mandat, si le forfait est annuel ou s'il est mensuel.
  2. Dans la zone Montant des activités, vous pouvez indiquer le montant qui devra être facturé pour les activités en fin de mandat, annuellement ou mensuellement. Au moment de la facturation, Arges proposera automatiquement ce montant comme montant à facturer.
  3. Dans la zone Type d'activité, indiquez le type d'activité qu'Arges utilisera pour créer la ligne de facture des activités avec le montant forfaitaire (en savoir plus sur la gestion des types d'activités).
  4. Si la case Activités forfaitaires par défaut est cochée, les activités saisies sous ce mandat seront définies automatiquement comme des activités comprises dans le forfait.
  5. Dans la zone Montant des frais, vous pouvez indiquer le montant qui devra être facturé pour les frais en fin de mandat, annuellement ou mensuellement. Au moment de la facturation, Arges proposera automatiquement ce montant comme montant à facturer.
  6. Dans la zone Catégorie de frais, indiquez la catégorie de frais qu'Arges utilisera pour créer la ligne de facture des frais avec le montant forfaitaire (en savoir plus sur la gestion des catégories de frais).
  7. Si la case Frais forfaitaires par défaut est cochée, les frais saisis sous ce mandat seront définis automatiquement comme des frais compris dans le forfait.
7. Zone du Nombre d'heures estimées (données facultatives) :
  1. Dans la zone Type, sélectionnez si le nombre d'heures estimées est valable pour toute la durée du mandat, si l'estimation est annuelle ou si elle est mensuelle.
  2. Dans la zone Heures, vous pouvez indiquer le nombre d'heures que vous pensez nécessaires pour la réalisation du mandat.
Remarque : Le nombre d'heures estimées est utilisé dans la statistique de la "Situation des mandats".

Finalement, cliquez sur le bouton "Fin" pour enregistrer votre nouveau mandat, le nouveau compte ou les modifications du compte sélectionné ainsi que la nouvelle adresse ou les modifications de l'adresse sélectionnée.

Informations complémentaires

L'écran de modification d'un mandat, que vous pouvez ouvrir immédiatement après l'assistant "Nouveau mandat" ou en sélectionnant Mandats/Tâches > Mandats > Ouvrir un mandat dans le menu, offre quelques paramètres complémentaires :

Dans la zone Date de clôture, saisissez la date de clôture du mandat. Cette date est facultative.

Remarque : Les prestations saisies pour un mandat doivent avoir une date d’exécution comprise entre la date d’ouverture du mandat et la date de clôture, si cette dernière est précisée (en savoir plus sur la saisie des activités et des frais).

Zone Facturation :
1. Dans la zone Email, indiquez l'adresse Email d'envoi des factures pour ce mandat. Ce champ peut rester vide, dans ce cas c'est l'adresse de facturation définie sur l'adresse qui sera utilisée ou son adresse Email principale.
2. Dans Devise de facturation, vous pouvez préciser une autre devise de facturation que la devise définie par défaut (en savoir plus sur la gestion des devises).
3. En cochant la case Factures hors taxe par défaut, Arges génèrera toujours des lignes de factures hors taxe (taux TVA à 0) pour les factures de ce mandat.
Zone Suivi de facturation :
1. Dans la zone Montant des en cours, indiquez éventuellement le montant à partir duquel une facture devrait être établie. Si le montant des en cours est supérieur à ce montant, le mandat sera proposé prioritairement (priorité "haute") dans la liste des mandats à facturer, dans l'assistant de facturation.
2. Dans Date prochaine facture, vous pouvez préciser la date à partir de laquelle la facture devrait être établie. D'une fois que la date du jour est égale ou dépasse cette date de facturation, le mandat est proposé comme prioritaire dans l'assistant de facturation. En complément, vous pouvez définir la périodicité de facturation en cliquant sur le bouton Périodicité. Si une périodicité est définie, Arges recalcule automatiquement cette date après l'enregistrement de chaque nouvelle facture. Dans le cas contraire, la date est supprimée lors de l'enregistrement d'une facture avec une date de facturation postérieure.
Remarque : Vous pouvez choisir si les deux conditions (Montant des en cours et Date de la prochaine facture) doivent être remplies en même temps (Et) ou si une seule suffit (Ou) pour que le mandat soit considéré comme prioritaire à la facturation.
1. En cochant la case Etablir une facture vous marquez le mandat comme prioritaire à la facturation indépendamment du montant des en cours et de la date de la prochaine facture. Cette case est automatiquement décochée lors de l'établissement de la prochaine facture du mandat.

Tarifs horaires

L’onglet Tarifs horaires gère l'historique de la tarification spécifique à ce mandat.

Pour insérer un nouveau tarif spécifique à un mandat, suivez les instructions suivantes :

Dans la gestion des mandats, sélectionnez l’onglet Tarifs horaires.
Dans la partie Critères, sélectionnez un type d'activité et/ou une fonction pour définir un tarif spécifique pour ce type d'activité et/ou fonction (laissez "Tous" dans le type d'activité et "Toutes" dans les fonctions si c'est le tarif standard pour ce mandat)
A droite de la grille, cliquez sur le bouton "Insérer un nouveau tarif horaire".
Précisez dans Date valeur la date d'entrée en vigueur du nouveau tarif.
Dans la zone *Tarif horaire vous pouvez définir un tarif horaire d'achat, de revient et/ou de vente spécial pour toutes les prestations de ce mandat. Si ce champ reste vide, le tarif horaire provient du système de tarification ; sinon, c’est systématiquement le tarif indiqué qui sera utilisé (en savoir plus sur la gestion des tarifs horaires).
Dans la zone Facteur de prix, vous pouvez modifier le calcul du prix de vos prestations. Ce facteur est appliqué à toutes les prestations de ce mandat en le multipliant au tarif trouvé par le système de tarification. Par exemple, si vous voulez appliquer un rabais systématique de 10% sur les prestations de ce mandat, vous devez indiquer ici 0.9 (en savoir plus sur la gestion des tarifs horaires).