Etablir une facture - Aide Arges

C'est à l'aide de l'assistant de facturation que vous pouvez établir des factures. Cet assistant vous guide pas à pas dans le processus d'édition.

Pour établir une facture, suivez les instructions suivantes :

Dans le menu principal, sélectionnez Factures/Notes de frais > Factures > Nouvelle facture.
Dans la première étape (Critères), vous devez préciser les informations de base de la facturation soit :
1. Le Type de facture. Vous pouvez choisir une "facture de prestation", une "facture d'articles", un "acompte comptabilisé" ou un "acompte non comptabilisé". Comme pour les factures de prestations et celles d'articles, les acomptes comptabilisés génèrent une écriture dans la comptabilité débiteur et apparaissent dans les postes ouverts. Au contraire, les acomptes non comptabilisés ne génèrent pas d'écriture dans la comptabilité débiteur, il s'agit juste d'un document invitant le client à verser de l'argent sur son compte. Le type de facture est utilisé principalement dans les critères de sélection des statistiques de facturation.
2. La Date de facturation pour le calcul des en cours et des montants forfaitaires dans l'étape suivante de sélection des mandats.
3. Les Critères de recherche des mandats (Société, responsable, adresse, mandat) pour filtrer la liste des mandats à facturer.
4. Voir aussi les mandats clôturés. Par défaut, Arges ne montre pas les mandats clôturés. Si vous voulez sélectionner un mandat clôturé, cochez cette case.
Dans la deuxième étape (Mandat), vous devez sélectionnez le mandat à facturer. La liste est triée par priorité de facturation et par la description du mandat. Seuls les mandats dont vous êtes le responsable s'affichent dans cette liste. La priorité de facturation dépend des paramètres de suivi de facturation du mandat (en savoir plus sur l’ouverture d’un mandat). Sur la liste des mandats, utilisez le menu contextuel (clic droit de la souris) pour ouvrir la dernière facture du mandat sélectionné, copier le contenu de la dernière facture, ou pour copier le contenu d'une autre facture.
Arrivé dans la troisième étape (Activités et frais), Arges vous affiche toutes les activités et les frais non facturés du mandat. Vous pouvez exclure certaines prestations en modifiant la zone "Afficher jusqu'à la date". Seules les données antérieures ou égales à cette date seront affichées. Sélectionnez ensuite les prestations à lier avec la nouvelle facture, soit avec un double-clic sur la donnée, soit avec la touche <Espace>, soit en cliquant sur le bouton "Sélectionner toutes les activités" ou "Sélectionner tous les frais" à droite de la grille des activités ou des frais.
Dans la quatrième étape (Montants facturés), si vous avez sélectionné des prestations dans l'étape précédente, Arges vous propose des lignes de facture. Ces lignes correspondent au cumul des activités par type d'activité et des frais par catégorie de frais. Dans cette page, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier les lignes (désignation, montant et TVA). Arges vous propose ici les taux TVA en vigueur pour chaque type d'activité et catégorie de frais/articles. Vous pouvez modifier ces taux si nécessaires (par exemple durant la période de transition où les anciens taux peuvent encore être utilisés pour des factures qui concernent des prestations antérieures à la date d'entrée en vigueur des nouveaux taux).
Dans la cinquième étape (Dates/Adresse), vous devez compléter les informations de base de votre facture. Vous pouvez modifier :
1. Le Mandat. Il s'agit ici uniquement d'une information. Cette valeur ne peut pas être modifiée.
2. La Date de la facture. C'est cette date qui sera imprimée sur la facture, précédée de la localité saisie dans l'adresse de la société (en savoir plus sur la gestion d'adresses).
3. La Date d'échéance. Cette date est proposée automatiquement par Arges, en additionnant à la date de la facture le nombre de jours précisé dans les conditions de paiements, par défaut. Si cette date ne vous convient pas, vous pouvez tout de même la modifier (en savoir plus sur la gestion des conditions de paiements).
4. L'Adresse. Vous pouvez corriger ou compléter cette adresse et éventuellement saisir une Adresse de facturation différente. Si vous voulez envoyer la facture à une autre adresse, cochez la case "Adresse de facturation différente" et sélectionner la nouvelle adresse dans la liste déroulante. Les adresses visibles dans cette liste sont les adresses liées à l'adresse du client. Une liste vide signifie qu'aucune adresse n'est actuellement liée (en savoir plus sur la gestion d'adresses).
5. Le Détail TVA. Cette grille est calculée automatiquement avec les montants saisis à l'étape 3. Vous ne pouvez pas les modifier ici.
6. Les Acomptes. Arges vous montre tous les acomptes comptabilisés déjà facturés pour ce mandat et encore disponibles. Vous pouvez réduire le montant dû de cette facture en utilisant un ou plusieurs acomptes (en remplissant la colonne lettrage ou en cliquant sur la baguette magique à droite de la grille).
7. Les Montant de la facture et Montant dû. Ces informations résument les montants saisis à l'étape 3. Le montant dû est calculé en fonction des acomptes liés. Vous ne pouvez pas les modifier ici.
8. La Devise de facturation. Par défaut, c'est la devise du mandat qui est proposée ici. Vous pouvez sélectionner une autre devise si nécessaire.
9. Le Taux de change. Le taux de change proposé correspond au taux fixé pour la devise de facturation (en savoir plus sur la gestion des devises).
10. Le Montant total en devise de facturation. Ce montant correspond par défaut au montant total de la facture converti dans la devise de facturation. Vous pouvez corriger ce montant (pour l'arrondir par exemple). En cas de modification, le système recalcule le nouveau taux de change pour conserver la relation entre devise de base, taux de change et devise de facturation.
Dans la sixième étape (Intro./Remarques), vous saisirez les textes qui figureront juste avant et juste après les lignes de factures, dans l'ordre :
1. L'Introduction. Le texte saisi ici figurera avant les lignes de facture. Si un texte standard de type "Facturation - introduction" est défini comme texte par défaut, il est automatiquement proposé dans cette zone. Avec les boutons à droite du champ, vous pouvez sélectionner un texte standard ("Rechercher une introduction standard") ou une introduction saisie dans une autre facture ("Rechercher une introduction dans une autre facture"). Le texte sélectionné s'insérera à la position du curseur ou remplacera la sélection courante. Vous pouvez copier plusieurs textes standards et/ou textes d'une ancienne facture (en savoir plus sur la gestion des textes standards).
2. Les Remarques. Le texte saisi ici figurera juste après les lignes de facture. Si un texte standard de type "Facturation - remarque" est défini comme texte par défaut, il est automatiquement proposé dans cette zone. Avec les boutons à droite du champ vous pouvez sélectionner un texte standard ("Rechercher une remarque standard") ou une remarque saisie dans une autre facture ("Rechercher une remarque dans une autre facture"). Le texte sélectionné s'insérera à la position du curseur ou remplacera la sélection courante. Vous pouvez copier plusieurs textes standards et/ou textes d'une ancienne facture (en savoir plus sur la gestion des textes standards).
Dans la septième étape (conditions/Annexes), la dernière, vous saisirez les textes qui figureront sous les lignes les remarques, dans l'ordre :
1. Les Conditions de paiements. Arges vous propose ici les conditions de paiements définies par défaut. Si un texte est associé à ces conditions, il est automatiquement proposé dans la zone de texte, dans le cas contraire, c'est le texte de type "Factures - conditions" par défaut qui est proposé. Vous pouvez aussi reprendre un texte standard ou des conditions saisies dans une autre facture. Sur la facture, le texte des conditions apparaîtra après les remarques.
Remarque: Un changement de conditions de paiements déclenche automatiquement le calcul de la date d'échéance en fonction de la date de la facture.
1. Les Annexes. Le texte des annexes sera imprimé en fond de page. Si un texte standard de type "Facturation - annexes" est défini comme texte par défaut, il est automatiquement proposé dans cette zone. Comme pour les autres textes, vous pouvez reprendre un texte standard ou des annexes saisies dans une autre facture (en savoir plus sur la gestion des textes standards).

Finalement, cliquez sur le bouton "Fin" pour enregistrer votre facture. C'est seulement à ce moment que les données sont enregistrées dans le système et que l'écriture comptable relative est générée dans le compte du client.

Durant le processus d'enregistrement Arges vérifie s'il n'existe pas des paiements ouverts dans le compte du client. Si des écritures existent, Arges vous propose de lettrer automatiquement la nouvelle écriture de facture avec la/les écritures de paiements (en soldant toujours les paiements les plus anciens). Répondez "Oui" si vous voulez laisser Arges effectuer cette tâche pour vous ! (en savoir plus sur la saisie des paiements et des lettrages)

L'assistant vous propose ensuite d'ouvrir la nouvelle facture dans le programme d'édition. A partir de ce programme, vous pouvez :

Corriger, modifier la facture.
Lier ou délier des activités et des frais.
Imprimer la facture et ses annexes (bouton "Imprimer", menu "Imprimer la facture").
Imprimer le détail, c'est à dire une liste des activités et des frais facturés (bouton "Imprimer", menu "Imprimer le détail").
Imprimer l'extrait de compte avec, si nécessaire, le code QR (bouton "Imprimer", menu "Imprimer l'extrait de compte").
Visualiser/lettrer l'écriture comptable (bouton "Ecriture")