Génération des rappels

C'est à l'aide de l'assistant de génération des rappels que vous pouvez créer un ou plusieurs rappels. Cet assistant vous guide pas à pas dans le processus d'édition.

Pour générer un ou des rappels, suivez les instructions suivantes :

1. Dans le menu principal, sélectionnez Débiteurs > Rappels > Nouveaux rappels.
2. Dans la première étape, vous devez préciser les critères de recherche des factures ouvertes soit :
   1. La Société qui a établi la facture. Ce critère est obligatoire (en savoir plus sur la gestion des sociétés)
   2. La case à cocher Avec ses sous-sociétés indique si la recherche doit aussi prendre en compte les factures des succursales.
   3. Le Responsable. Par défaut la recherche concerne tous les responsables de mandats mais vous pouvez restreindre cette recherche à un seul responsable (en savoir plus sur l’ouverture d’un mandat).
   4. L'Adresse. En précisant une donnée ici, la recherche ne concernera que l'adresse sélectionnée (en savoir plus sur la gestion d'adresses).
   5. Le Compte. Si un compte est sélectionné, la recherche concernera uniquement les factures ventilées dans ce compte.
   6. La Date d'échéance. Par défaut, la date proposée correspond à la date du jour (toutes les factures échues à ce jour).
3. Arrivé dans la deuxième étape, Arges affiche toutes les factures ouvertes qui correspondent aux critères saisis dans la première étape. Vous pouvez encore exclure certaines factures en modifiant la date "Dernier rappel inférieur à" et/ou le numéro "Dernier niveau de rappel". Seules les données antérieures ou égales à cette date et/ou avec un niveau de dernier rappel égale à ce numéro seront affichées. Sélectionnez ensuite les factures pour lesquelles vous voulez générer un rappel, soit avec un double-clic sur la donnée, soit avec la touche <Espace>, soit enfin en cliquant sur le bouton "Sélectionner tous les rappels", à droite de la grille.
4. Dans la troisième étape, vous pouvez compléter l'Introduction et les Remarques de vos nouveaux rappels. Si un texte par défaut a été défini dans la gestion des textes standards pour l'introduction et/ou les remarques, il est proposé automatiquement. Avec le bouton à droite du champ, vous pouvez sélectionner un texte standard ("Rechercher une introduction standard" et "Rechercher une remarque standard"). Le texte sélectionné s'insérera à la position du curseur ou remplacera la sélection courante. Vous pouvez copier plusieurs textes standards (en savoir plus sur la gestion des textes standards).

Finalement, cliquez sur le bouton "Fin" pour enregistrer le ou les nouveaux rappels. Arges vous demande de confirmer la création des rappels. C'est seulement après cette confirmation que les données seront enregistrées dans le système.

Vous pouvez ensuite ouvrir les nouveaux rappels en sélectionnant dans le menu principal Débiteurs > Rappels > Ouvrir un rappel. Dans cet écran de recherche, précisez vos critères et cliquez ensuite sur "Rechercher". Si votre recherche a trouvé au moins un rappel, vous pouvez :

• Ouvrir (bouton "Ouvrir") le rappel pour le corriger, l'imprimer ou l'annuler.
• Imprimer (bouton "Imprimer") tous les rappels trouvés.