Saisir des activités et des frais

Les activités (prestations) et les frais sont les données les plus importantes d’Arges. Ce sont elles qui vous permettront d’établir les factures, les notes de frais ainsi que la plupart des statistiques de production de votre entreprise.

Activités

Pour saisir une activité et/ou des frais, suivez les instructions suivantes :

Dans le menu principal, sélectionnez Activités/Absences > Activités > Nouvelle activité.
Dans Date d’exécution, saisissez la date à laquelle vous avez fourni la prestation. La date du jour est proposée automatiquement. La date doit être comprise entre la date d’ouverture et la date de clôture du mandat (en savoir plus sur l’ouverture d’un mandat).
Dans la zone Activité réalisée par, vous pouvez attribuer la prestation à un autre collaborateur. Arges propose ici toujours votre nom (en savoir plus sur la gestion des collaborateurs).
Dans la zone Mandat, sélectionnez le mandat pour lequel vous avez travaillé. Utilisez la touche <F3> pour rechercher un mandat dans la liste. La date de l’activité doit être comprise entre la date d’ouverture et la date de clôture du mandat sélectionné (en savoir plus sur l’ouverture d’un mandat).
Dans la zone Type d'activité, sélectionnez le type d'activité correspondant à votre prestation (en savoir plus sur la gestion des types d'activité).
Dans la Désignation, vous pouvez saisir une description de votre prestation ou en sélectionner une dans la liste. Le contenu de la liste dépend des textes standards associés au type d'activité de la prestation.
Dans la zone de Saisie des heures, vous pouvez indiquer l'heure de début et l'heure de fin de l'activité. Ces deux champs sont actifs uniquement si la configuration du mandat ou celle du type d'activité impose la saisie des heures de début et de fin (en savoir plus sur la gestion des types d'activité et l'ouverture d'un mandat).
Dans la zone de Saisie des temps, vous pouvez indiquer le nombre d'heures facturables et le nombre d'heures non facturables. Vous devez saisir ici des heures/minutes. Les deux champs temps facturable et temps non facturable ne sont pas forcément actifs. Le mode de saisie dépend du mandat et/ou du type d'activité. Le paramétrage peut donc vous imposer soit la saisie d'un temps facturable, soit celle d'un temps non facturable (en savoir plus sur la gestion des types d'activité et l'ouverture d'un mandat). Notons aussi qu’il n’est pas possible de saisir un temps supérieur à 24 heures mais qu’il est possible de laisser ces champs à zéro pour saisir par exemple des frais sans prestation.
Dans Type de tarif, vous pouvez préciser si nécessaire un autre type de tarif que celui proposé par défaut. Le type de tarif influencera la tarification de votre prestation (en savoir plus sur la gestion des types de tarif).

Frais

L’onglet Frais gère les frais engendrés par la réalisation de la prestation.

Pour insérer des frais, suivez les instructions suivantes :

Dans la gestion des activités, sélectionnez l’onglet Frais.
A droite de la grille, cliquez sur le bouton "Insérer des nouveaux frais".
Dans la zone Catégorie de frais, sélectionnez la catégorie de frais correspondant à vos frais (en savoir plus sur la gestion des catégories de frais).
Dans la Désignation, vous pouvez saisir une description de vos frais ou en sélectionner une dans la liste. Le contenu de la liste dépend des textes standards associés à la catégorie de frais.
Si la zone Facturation au client est vide, indiquez si les frais doivent être facturés ou non au client. Si cette zone est déjà remplie par Arges, la valeur proposée ne peut pas être modifiée. Elle est imposée par la catégorie de frais (en savoir plus sur la gestion des catégories de frais).
De même, si la zone Remboursement au collaborateur est vide, indiquez si les frais doivent être remboursés ou non au collaborateur. Si cette zone est déjà remplie par Arges, la valeur proposée ne peut pas être modifiée. Elle est imposée par la catégorie de frais (en savoir plus sur la gestion des catégories de frais).
Dans la zone Prix de vente, vous pouvez saisir le prix unitaire de vente. Si un prix unitaire est associé à la catégorie de frais, ce prix sera automatiquement proposé. Avec la touche <F9>, vous pouvez aussi saisir le prix unitaire d'achat et de revient. Tous ces prix unitaires sont facultatifs.
Si vous avez saisi un prix unitaire de vente, vous pouvez préciser la quantité dans la zone Quantité. Arges vous calculera le montant total.
Dans la zone Montant, saisissez ou modifiez enfin le montant global des frais. Ce montant est obligatoire.