Etablir une note de frais

C'est à l'aide de l'assistant note de frais que vous pouvez établir une note de frais destinée à votre employeur. Cet assistant vous guide pas à pas dans le processus d'édition.

Pour établir une note de frais, suivez les instructions suivantes :

1. Dans le menu principal, sélectionnez Factures/Notes de frais > Notes de frais > Nouvelle note de frais.
2. Dans la première étape, vous devez préciser les informations de base de la note de frais soit :
   1. L' Employé à rembourser. Par défaut, Arges propose votre nom, mais vous pouvez choisir un autre collaborateur (en savoir plus sur la gestion des collaborateurs).
   2. La Société. Sélectionnez ici la société qui devra rembourser vos frais (en savoir plus sur la gestion des sociétés)
3. Arrivé dans la deuxième étape, Arges affiche tous les frais non remboursés du collaborateur et concernant des mandats de la société saisie dans la première étape. Vous pouvez exclure certains frais en modifiant la zone "Afficher jusqu'à la date". Seules les données antérieures ou égales à cette date seront affichées. Sélectionnez ensuite les frais à lier à la nouvelle note de frais, soit avec un double-clic sur la donnée, soit avec la touche <Espace>, soit enfin en cliquant sur le bouton "Sélectionner tous les frais", à droite de la grille.
4. Dans la troisième étape, vous pouvez compléter la Remarque de votre note de frais. Si un texte standard de type "Note de frais - remarque" est défini comme texte par défaut, il est automatiquement proposé dans cette zone. Avec le bouton à droite du champ, vous pouvez sélectionner un texte standard ("Rechercher une remarque standard"). Le texte sélectionné s'insérera à la position du curseur ou remplacera la sélection courante. Vous pouvez copier plusieurs textes standards (en savoir plus sur la gestion des textes standards). Dans cette étape vous pouvez aussi changer la date et la désignation proposées par défaut. Toutes les autres données sont uniquement présentes comme information.

Remarque : Si une adresse est liée au collaborateur, cette adresse apparaît dans la zone Collaborateur (en savoir plus sur la gestion des collaborateurs).

Finalement, cliquez sur le bouton "Fin" pour enregistrer votre note de frais. C'est seulement à ce moment que les données sont enregistrées dans le système et que les frais sélectionnés sont marqués comme remboursés.

L'assistant vous propose ensuite d'ouvrir la nouvelle note de frais dans le programme d'édition. A partir de ce programme, vous pouvez :

• Corriger, modifier la note de frais.
• Lier ou délier des frais.
• Imprimer la note de frais (bouton "Imprimer").